Дело не только и не столько в доказательствах, хотя они необходимы. Главное, чтобы было точное описание ситуации: заказчик/объект, дата, спецификация, конечная/реальная стоимость, дополнительные факторы. Именно дополнительные факторы являются предметом обсуждения и следствия. Это стандартная практика, и, наверно, не только у МЕ. Так что не стесняйтесь и обращайтесь.